Twój zakres obowiązków

• Bieżąca obsługa administracyjna biura
• Współpraca z firmami zewnętrznymi
• Organizacja oraz koordynacja spotkań wewnętrznych oraz zewnętrznych
• Koordynacja działań z zakresu utrzymania biura (facility management) – zgłoszenia usterek, organizacja napraw, współpraca z działem IT i technicznym dbanie o zaopatrzenie
• Monitorowanie standardów bezpieczeństwa i czystości: zgłaszanie potencjalnych zagrożeń do recepcji głównej, zarządzanie kartami dostępu (blokowanie, zamawianie), współpraca z firmą ochroniarską.
• Prowadzenie ewidencji miejsc parkingowych oraz kontrola obciążeń związanych z wjazdem na parking.
• Obsługa dokumentacji administracyjnej – faktury, umowy z dostawcami rozliczenia.
• Współpraca z innymi działami firmy w zakresie potrzeb operacyjnych
• Obsługa recepcji, przyjmowanie gości i zapewnienie wysokiej jakości obsługi
• Obsługa korespondencji (poczta tradycyjna i kurierska), przesyłki przychodzące i wychodzące
• Dbanie o porządek i estetykę przestrzeni biurowej oraz sal konferencyjnych
• Okazjonalne wsparcie Zarządu
• Organizacja kalendarza i spotkań podczas obecności członków Zarządu w biurze
• Wsparcie w przygotowaniu dokumentów i materiałów do spotkań
• Pomoc w organizacji podróży służbowych i rozliczaniu kosztów delegacji

Nasze wymagania

• Minimum 2 lata doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku, mile widziane doświadczenie w pracy w organizacjach międzynarodowych lub środowisku korporacyjnym
• Doskonałe zdolności organizacyjne i umiejętność pracy wielozadaniowej
• Wysoka kultura osobista i nastawienie na jakość obsługi
• Samodzielność, odpowiedzialność i inicjatywa w działaniu
• Znajomość języka angielskiego na poziomie zaawansowanym (C1)
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office
• Umiejętność pracy w dynamicznym środowisku i pod presją czasu