Twój zakres obowiązków

• Kompleksowa obsługa korespondencji i przepływu informacji w biurze: rejestracja przesyłek przychodzących i wychodzących w dzienniku korespondencji dla wszystkich spółek z grupy; odpowiednia dystrybucja przesyłek wewnątrz biura zgodnie z obowiązującym obiegiem dokumentacji; archiwizacja korespondencji;
• Obsługa gości firmy oraz pomoc w przygotowaniu spotkań z klientami;
• Obsługa spotkań Zarządu (zaopatrzenie w art. spożywcze; kopiowanie i bindowanie dokumentów);
• Dbanie o stan techniczny urządzeń w pomieszczeniu socjalnym, w razie potrzeby kontakt z serwisem;
• Przyjmowanie i realizacja zamówień na materiały biurowe oraz środki czystości;
• Wprowadzanie faktur i ich dystrybucja w systemie workflow zgodnie z przyjętą procedurą;
• Prowadzenie kasy firmowej oraz sporządzanie na koniec miesiąca raportów kasowych;
• Odpowiedzialność za powierzone rejestry;
• Dbanie o estetyczny wygląd biura, w tym szczególnie sekretariatu i sal konferencyjnych, kuchni i pozostałych części wspólnych;
• Wspieranie wszystkich działów w firmie, dbanie o relacje, dobrą współpracę i atmosferę;
• Odpowiedzialność za pozostałe prace biurowe niewyszczególnione w zakresie, a mające istoty wpływ na poprawne funkcjonowanie biura - w tym nadzór nad firmą sprzątającą;

Nasze wymagania

• Wykształcenie wyższe lub w trakcie studiów;
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office;
• Dobra organizacja pracy własnej, skrupulatność oraz zaangażowanie;
• Komunikatywność i wysoka kultura osobista;
• Umiejętność zarządzania informacją, dokumentacją, fakturami, pocztą tradycyjną i elektroniczną;
• Umiejętność budowania dobrych relacji;
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych (drukarka, skaner, bindownica, itp.).

Mile widziane

• Doświadczenie na stanowisku administracyjnym, minimum 2 lata;
• Doświadczenie w kontaktach z klientem;
• Umiejętność redagowania pism;
• Kreatywność i zdolność do samodzielnego rozwiązywania problemów.

To oferujemy

• Praca od 1.08.2025r. w siedzibie firmy w Warszawie;​
• Praca pn.-pt. w godz. 08:30 - 16:30;
• Niezbędne wyposażenie: telefon, komputer