Twój zakres obowiązków

• Zarządzanie działem administracji serwisu technicznego:
• - Organizacja i nadzór nad pracą działu administracji serwisu technicznego.
• - Koordynowanie procesów administracyjnych związanych z obsługą serwisu i klientów.
• - Tworzenie i aktualizacja procedur administracyjnych.
• - Nadzór nad dokumentacją techniczną i serwisową.
• Obsługa klienta i komunikacja:
• - Współpraca z klientami w zakresie obsługi serwisowej.
• - Przyjmowanie zgłoszeń serwisowych i nadzór nad ich realizacją.
• - Monitorowanie jakości obsługi klientów.
• - Uczestnictwo w spotkaniach z kluczowymi klientami.
• - Nadzór nad procesem zarządzania reklamacjami.
• Wsparcie dla zespołu technicznego i pracowników działu handlowego:
• - Koordynowanie harmonogramu pracy serwisantów.
• - Organizacja zaopatrzenia w części zamienne i materiały eksploatacyjne.
• - Współpraca z dostawcami i podwykonawcami.
• - Przygotowywanie raportów.
• Nadzór nad finansami i budżetem serwisu:
• - Kontrola kosztów operacyjnych działu serwisowego.
• - Tworzenie raportów finansowych i analiz kosztowych.
• - Współpraca z działem księgowości w zakresie fakturowania i rozliczeń.
• Organizacja pracy i optymalizacja procesów:
• - Wdrażanie i monitorowanie standardów pracy serwisu.
• - Analiza efektywności procesów serwisowych i ich optymalizacja.
• - Nadzór nad systemami IT wspierającymi pracę serwisu.
• Zarządzanie zespołem:
• - Rekrutacja, szkolenie i motywowanie pracowników administracji serwisu.
• - Nadzór nad przestrzeganiem zasad BHP i regulaminów wewnętrznych.
• - Monitorowanie wyników pracy zespołu i wdrażanie działań naprawczych.
• Wykonywanie obowiązków administratora w dziale serwisu technicznego:
• - Kompleksowa obsługa wszystkich typów zgłoszeń serwisowych – rejestracja, zatwierdzenia, monitoring statusu realizacji.
• - Obsługa klienta w obszarze realizacji zleceń serwisowych i rozliczeń.
• - Obsługa serwisantów, handlowców i pozostałych pracowników firmy w sprawach związanych z serwisem technicznym.
• - Kompleksowa obsługa reklamacji (rejestracja, monitoring, rozwiązywanie, raportowanie).
• - Aktywny udział w procesie dyspozycji zleceń w celu utrzymania terminowości.
• - Obsługa poczty email i systemów zgłoszeniowych klientów.
• - Rozliczanie raportów serwisowych i pozostałych dokumentów w systemie SAP i innych systemach informatycznych.
• - Przygotowywanie raportów.
• - Wykonywanie prac związanych z prowadzeniem gospodarki magazynowej magazynu centralnego i mobilnych magazynów serwisantów.
• - Pozostałe zadania związane z prawidłowym funkcjonowaniem administracji ST.

Nasze wymagania

• Wykształcenie i doświadczenie:
• - Wykształcenie wyższe (preferowane kierunki: zarządzanie, logistyka, administracja, techniczne).
• - Minimum 5 lata doświadczenia na podobnym stanowisku (zarządzanie zespołem administracyjnym, technicznym lub serwisowym).
• - Doświadczenie we współpracy z klientami B2B oraz zespołami technicznymi i handlowymi.
• Umiejętności i kompetencje:
• - Bardzo dobra znajomość procesów administracyjnych w obszarze serwisu technicznego.
• - Umiejętność organizacji pracy zespołu oraz koordynowania zadań administracyjnych.
• - Doświadczenie w zarządzaniu dokumentacją techniczną, reklamacjami i zleceniami serwisowymi.
• - Umiejętność analizy danych operacyjnych i finansowych, przygotowywania raportów oraz kontrolowania budżetu.
• - Wysoki poziom samodzielności, odpowiedzialności i zaangażowania.
• Zdolności komunikacyjne i interpersonalne:
• – Umiejętność współpracy z klientami, dostawcami i wewnętrznymi działami firmy.
• - Biegła znajomość języka angielskiego - poziom C1.
• Znajomość narzędzi i systemów:
• - Bardzo dobra znajomość MS Office (szczególnie Excel, Outlook, Word).
• - Praktyczna znajomość systemu SAP lub innych systemów ERP i do zarządzania procesami w dziale serwisu technicznego.

Mile widziane

• - Doświadczenie w prowadzeniu gospodarki magazynowej (magazyny centralne i mobilne).
• - Doświadczenie we wdrażaniu lub usprawnianiu systemów i procesów IT.
• - Znajomość zasad BHP i praktyk wewnętrznej kontroli jakości.

To oferujemy

• Stabilność zatrudnienia w międzynarodowej firmie o ugruntowanej pozycji na rynku.

• Możliwość rozwoju.

• Atrakcyjne wynagrodzenie.

• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.

• Komplet narzędzi IT (telefon, laptop).

• Profesjonalne szkolenia.