Twój zakres obowiązków

• Odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie Biura Rektora (m.in. prowadzenie kalendarza Rektora, umawianie i obsługa spotkań, obieg dokumentów, informacji, korespondencji, kontakty z partnerami i instytucjami wewnętrznymi i zewnętrznymi),
• Kompleksowa organizacja posiedzeń Senatu począwszy od tworzenia dokumentów, zbierania uwag, sprawdzania zgodności z istniejącymi przepisami oraz opiniowania ich funkcjonalności, poprzez przygotowanie uchwał, obsługę techniczną i protokołowanie, a także czynności kontrolne dotyczące wypełnianie zaleceń Senatu,
• Uczestniczenie w spotkaniach wraz z Rektorem, tworzenie protokołów, przygotowywanie uchwał,
• Odpowiedzialność za przygotowywanie dokumentów, pism, prezentacji i raportów na potrzeby wewnętrzne, jak i instytucji nadzorujących szkolnictwo wyższe,
• Współpraca w obsłudze wydarzeń naukowych na Uczelni i w instytucjach zewnętrznych,
• Współpraca w sprawach prowadzonych postępowań dyscyplinarnych (kontakt z rzecznikami dyscyplinarnymi i komisjami dyscyplinarnymi),
• Kontakt z ministerstwami i instytucjami z obszaru szkolnictwa wyższego,
• Kontakt z innymi uczelniami wyższymi i podmiotami zrzeszającymi uczelnie wyższe lub rektorów uczelni wyższych,
• Współtworzenie zarządzeń Rektora oraz innych dokumentów wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz Statutu Uczelni,
• Współtworzenie procedur i polityk pozostających w kompetencji Rektora,
• Przygotowanie decyzji Rektora z obszaru jego kompetencji,
• Bieżący monitoring stanu wykonania budżetu Biura Rektora i nadzór budżetu, (współpraca w tym zakresie z Kwesturą i Księgowością),
• Koordynacja współpracy pomiędzy Biurem Rektora a Zarządem/ Wydziałami/Dziekanatami/ Działami Uczelni,
• Zapewnienie komunikacji wewnątrz i na zewnątrz Uczelni,
• Organizacja i obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (papierowej i elektronicznej),
• Współpraca z Kancelarią Prawną.

Nasze wymagania

• Wykształcenie wyższe (preferowane kierunki: prawo, administracja, filologia, nauki o zarządzaniu i jakości),
• Minimum 3-letnie doświadczenie na podobnym stanowisku w obszarze kierowania biurem, departamentem,
• Doświadczenie we współpracy asystenckiej z Zarządem,
• Doświadczenie w organizacji eventów,
• Znajomość języka angielskiego na poziomie min. C1 – do weryfikacji na rozmowie rekrutacyjnej,
• Doświadczenie w sporządzaniu profesjonalnej korespondencji, zarządzaniu dokumentacją oraz prowadzeniu archiwizacji (umiejętność sporządzania protokołów, uchwał),
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej, samodzielność w działaniu, umiejętność ustalania priorytetów, pracy pod presją czasu, odporność na stres,
• Duża dyspozycyjność,
• Umiejętność współpracy i utrzymywania długofalowych, pozytywnych relacji z partnerami wewnętrznymi oraz instytucjami zewnętrznymi,
• Umiejętność szybkiego uczenia się konieczna w poznaniu aktów prawnych obowiązujących w szkolnictwie wyższym, a także regulaminów i zarządzeń obowiązujących na Uczelni,
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office oraz obsługi urządzeń biurowych,
• Znajomość przepisów RODO.

Mile widziane

• Doświadczenie w administracji uczelni wyższej,
• Znajomość przepisów prawa o szkolnictwie wyższym.

To oferujemy

• Ciekawą pracę w wiodącej Uczelni niepublicznej o ugruntowanej pozycji

• Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę

• Prace w dynamicznym środowisku akademickim

• Pakiet benefitów pracowniczych (prywatna opieka medyczna, karta Multisport, masaż w ramach profilaktyki chorób kręgosłupa, siłownia, parking dla pracowników, szkolenia, wyjazdy w ramach programu Erasmus+)