Twój zakres obowiązków

• prowadzenie sekretariatu zgodnie z instrukcją kancelaryjną, a w szczególności:
• prowadzenie dziennika korespondencji;
• prowadzenie zbiorowej ewidencji: umów, upoważnień i pełnomocnictw, skarg i wniosków, pieczątek,
• prowadzenie bieżącej korespondencji związanej z obsługą sekretariatu,
• prowadzenie książki kontroli, dokumentacji pokontrolnej,
• przyjmowanie, wysyłanie i doręczanie korespondencji;
• nadawanie przesyłek listownych;
• prowadzenie zbioru dzienników promulgacyjnych, zaopatrywanie w czasopisma, dzienniki
• urzędowe, książki itp.
• obsługa sekretarsko-biurowa (telefon, ksero, itp) oraz dbanie o czystość i porządek w sekretariacie oraz o powierzone mienie;
• obsługa sekretarska zarządu, organizowanie i obsługa narad, spotkań i konferencji zwoływanych przez Zarząd;
• przyjmowanie i obsługa interesantów: udzielanie informacji na temat usług MZK-Pabianice Sp. z o.o., przyjmowanie wniosków, skarg i sugestii od pasażerów oraz interesantów;
• obsługa elektronicznej platformy usług administracji publicznej (EPUAP. E-Doręczenia);
• obsługa kalendarza zarządu: zarządzanie kalendarzem spotkań zarządu, umawianie spotkań, telefoniczne i mailowe uzgadnianie terminów;
• Przygotowanie materiałów na potrzeby zarządu, rady nadzorczej – we współpracy z zarządem i innymi komórkami organizacyjnymi;
• Prowadzenie archiwum zakładowego: przechowywanie, klasyfikowanie i zabezpieczanie dokumentów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi obiegu dokumentów i ochrony danych osobowych, w tym:
• a) przyjmowanie dokumentów do składnicy akt;
• b) przygotowywanie dokumentów do kasacji oraz ich likwidacja;
• c) współpraca z Archiwum Państwowym;
• Wsparcie głównej księgowej;
• Wystawianie i rejestracja delegacji służbowych;
• Współuczestniczenie w tworzeniu przyjaznego środowiska pracy oraz przestrzeganie zasad współżycia społecznego;
• Dbanie o prawidłowy przepływ informacji w firmie;
• Monitorowanie stanu zaopatrzenia biura i zamawianie artykułów spożywczych oraz biurowych;
• Zastępowanie innych pracowników Działu Kadr i Administracji w razie nieobecności, zgodnie z poleceniem bezpośredniego przełożonego.

Nasze wymagania

• Wykształcenie co najmniej średnie, preferowane wyższe (lub student ostatnich lat),
• Dokładność, terminowość, sumienność i lojalność,
• Dyskrecja,
• Wysokie poczucie odpowiedzialności,
• Odporność na stres i umiejętność wielozadaniowej pracy pod presją czasu,
• Umiejętność pracy w zespole, wysoko rozwinięte zdolności interpersonalne,
• Gotowość do współpracy i pozytywne nastawienie,
• Komunikatywność i wysoka kultura osobista,
• Umiejętność organizacji pracy własnej i samodzielność (umiejętność planowania i realizowania codziennych obowiązków bez stałego nadzoru),
• Znajomość zasad kancelaryjnych i obiegu dokumentów,
• Umiejętność obsługi programów biurowych (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams i równoważne) i urządzeń biurowych,
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2,
• Praktyczna wiedza na temat zasad savoir-vivre w biznesie,
• Doświadczenie w pracy w administracji biurowej będzie dodatkowym atutem,
• Mile widziana umiejętność sporządzania raportów, prezentacji, podsumowań spotkań.

To oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę,

• Wynagrodzenie od 5.000 zł do 6.500 zł brutto,

• Bogaty pakiet socjalny (świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych).