Twój zakres obowiązków

• obsługa i nadzór nad korespondencją wychodzącą, przychodzącą, pakowanie przesyłek kurierskich, tworzenie pocztowych i kurierskich raportów miesięcznych, sprawna obsługa telefoniczna połączeń przychodzących,
• obsługa systemu E -PUAP, E- DORĘCZENIA , E- POCZTA (wysyłanie oraz ściąganie korespondencji),
• zarządzanie samochodami służbowymi (bieżąca obsługa, umawianie na przeglądy, umawianie na serwisy, ubezpieczenia OC itp.),
• wyjazdy do Inwestorów w celu załatwienia spraw zleconych przez Zarząd na terenie Katowic oraz wyjazdy z dokumentacją projektową poza Śląsk, na pocztę, do kancelarii notarialnych / w razie zastępstwa,
• archiwizowanie dokumentów pocztowych (DHL, POCZTA),
• rezerwacja hoteli, biletów PKP, zakupy: art. biurowe, gadżety firmowe, prezenty świąteczne,
• rozliczanie delegacji służbowych, rozliczenie dofinansowań (okulary),
• archiwum – nadzór nad zestawieniem,
• płatność faktur kosztowych, dokumentów obliczenia opłat i innych zleconych przez przełożonego ,
• organizacja wydarzeń firmowych, np. wigilia firmowa, wyjazdy integracyjne itd.,
• usterki – zgłaszanie do konserwatora budynku oraz nadzór nad grafikiem osób sprzątających,
• umawianie przeglądów klimatyzacji, gaśnic, organizacja wywozu odpadów (elektro śmieci, dokumenty do utylizacji),
• wydruk faktur od podwykonawców, protokołów, e - podpisy na dokumentach,
• obsługa portali MultiSport, Medicover itd.- w tym wystawianie FV VAT,
• obsługa gości Firmy, porządki w kuchni, na salkach (ekspresy, czajniki), rezerwacja salek na spotkania online,
• zgłoszenia pracowników na szkolenia branżowe i obsługa z tym związana,
• nadzór nad abonamentami telefonicznymi i internetowymi – umowy, ubezpieczenia firmowe ,
• Wayman – wprowadzanie FV kosztowych i pracochłonność tematów TRAKT,
• obsługa kasy fiskalnej,
• zapewnienie wsparcia kierownictwa Firmy i pracowników biura w codziennej pracy, ogólne zadania administracyjne biura i rozwiązywanie drobnych problemów technicznych w biurze oraz inne zlecone zadania przez Przełożonego.

Nasze wymagania

• prawo jazdy kat. B i doświadczenie w prowadzeniu samochodu min. 3 lata,
• wykształcenie min. średnie lub mile widziani studenci studiów zaocznych,
• znajomość obsługi komputera (programy biurowe: MsOffice, OpenOffice, LibreOffice) i urządzeń biurowych (ksero, skaner),
• podstawowa znajomość KSEF,
• bardzo dobra organizacja czasu pracy, samodzielność w działaniu, odpowiedzialność,
• wysoka kultura osobista.

To oferujemy

• umowę o pracę; stałe wynagrodzenie ustalane indywidualnie w trakcie spotkania,

• premie motywacyjne uzależnione od wyników pracy,

• pracę w firmie należącej do liderów rynku branży usług projektowych infrastruktury drogowej,

• przyjazną atmosferę, spotkania integracyjne zespołowe oraz ogólnofirmowe.

• możliwośc dołączenia do LUX MED, MultiSport, ubezpieczenia grupowego

• Motivizer