Twój zakres obowiązków

• W związku z rozwojem firmy poszukujemy osoby, która będzie odpowiedzialna za wdrażanie i realizację procesów związanych obsługą kancelarii Biura Zarządu. Jeżeli jesteś osobą, która jest mocno zmotywowana na rozwój w tym obszarze – aplikuj!
• obsługa obiegu dokumentów, przygotowywanie pism, obsługa przesyłek przychodzących i wychodzących oraz obiegu faktur;
• prowadzenie rejestrów dokumentów w ramach obszaru odpowiedzialności;
• rejestracja dokumentów w dedykowanym systemie;
• obsługa centrali telefonicznej oraz głównej skrzynki poczty elektronicznej Spółki;
• prowadzenie kalendarza spotkań Zarządu, umawianie spotkań, wspieranie pracy Zarządu od strony organizacyjnej;
• organizacja i koordynacja wyjazdów i spotkań wewnętrznych i zewnętrznych;
• obsługa procesu zamówień publicznych w ramach obszaru odpowiedzialności (zakupy biurowe);
• realizacja zamówień biurowych i spożywczych;
• obsługa floty samochodowej;
• współprowadzenie ewidencji środków trwałych;
• dbałość o terminowość odpowiedzi na korespondencję;
• zapewnienie prawidłowego przepływ informacji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Spółki;
• współpraca obszarem finansowo-księgowym (m.in. obieg faktur);
• współpraca z administratorem budynku, w którym mieści się biuro Spółki;
• obsługa archiwum zakładowego; prowadzenie i przechowywanie zasobów archiwalnych w należytym porządku i zgodnie z obowiązującymi przepisami;
• aktywne dbanie o budowanie profesjonalnego wizerunku firmy wśród klientów zewnętrznych i wewnętrznych, obsługa kanałów komunikacji;
• wsparcie w działaniach marketingowych na rzecz Spółki (m.in. obsługa mediów społecznościowych, zamawianie gadżetów i materiałów promocyjnych, pomoc w organizowaniu targów);
• wykonywanie poleceń Zarządu i decyzji przełożonych;
• pełnienie funkcji Asystenta Zarządu

Nasze wymagania

• wykształcenie wyższe
• co najmniej 5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku
• bardzo dobra obsługa komputera i pakietu MS Office (Outlook, Word, Excel, Power Point)
• samodzielność i inicjatywa w działaniu
• staranność i dokładność w wykonywaniu zadań
• wysoka kultura osobista oraz rozwinięte umiejętności interpersonalne i komunikacyjne
• poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania;
• samodzielność i proaktywność w działaniu.

Mile widziane

• co najmniej 5 lat doświadczenia w obsłudze sekretariatu/kancelarii
• co najmniej 5 lat doświadczenia w pracy w archiwum zakładowym lub składnicy akt instytucji publicznej,
• znajomość przepisów prawa dotyczących funkcjonowania archiwum zakładowego i systemu kancelaryjnego;
• kurs kancelaryjno-archiwalny;
• doświadczenie w obszarze marketingu (np. prowadzenie mediów społecznościowych);
• doświadczenie w organizacji małych wydarzeń (np. wyjazdów służbowych).

To oferujemy

• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę;

• przyjazne środowisko pracy, w którym liczą się pomysły, zaangażowanie i odpowiedzialność;

• możliwość zdobycia doświadczenia

• wynagrodzenie od 6.000 do 9.000 zł brutto, w zależności od rodzaju i poziomu doświadczenia i umiejętności;

• elastyczny czas pracy (możliwość rozpoczęcia pracy między 7 a 9);

• program poleceń pracowniczych;

• spotkania integracyjne.

• Dodatkowo po okresie próbnym zapewniamy:

• dofinansowanie opieki medycznej dla Ciebie oraz możliwość dołączenia Twoich bliskich

• dofinansowanie karty Multisport dla Ciebie oraz możliwość dołączenia Twoich bliskich

• ubezpieczenie na życie UNUM dla Ciebie oraz możliwość dołączenia Twoich bliskich

• dofinansowanie szkoleń i kursów

• system premiowy