Twój zakres obowiązków

• W Signal Group poszukujemy osoby, która zorganizuje serce naszej operacji - biuro Zarządu - i będzie wsparciem w kluczowych procesach administracyjnych, organizacyjnych i formalno-prawnych.
• Jeśli Twój zmysł organizacyjny łączy insynktownie kalendarz z korespondencją, terminy z formalnościami, a decyzje z dokumentami - to będzie rola, w której rozwiniesz skrzydła.
• 🖇 Asystentura i wsparcie Zarządu
• 🖊 prowadzenie kalendarza spotkań wewnętrznych i zewnętrznych Zarządu
• 🖊 obsługa spotkań Zarządu: organizacja, logistyka, protokołowanie, follow-up, obsługa kawowa
• 🖊 nadzór nad realizacją ustaleń ze spotkań - przypomnienia, egzekwowanie
• 🖊 zarządzanie wskazanymi skrzynkami pocztowymi
• 🖊 realizacja bieżących zadań zleconych przez Zarząd
• 🖊 prowadzenie ewidencji aut Zarządu
• 🖊 prowadzenie wykazu wydarzeń i konferencji branżowych
• 🖊 koordynacja rozliczeń Zarządowych
• 🖊 rejestracja Zarządu na wskazane wydarzenia i konferencje
• 🖊 organizacja wyjazdów służbowych Zarządu (bilety, hotele, agenda)
• 🖊 archiwizacja i nadzór nad korespondencją spółek
• 🖊 ewidencjonowanie dokumentacji Zarządowej
• 🧩 Administracja i operacyjna organizacja biura
• 🛠 zgłaszanie potrzeb remontowych oraz koordynacja ich przebiegu
• 🏢 współpraca z podmiotami wynajmującymi powierzchnie biurowe i magazynowe
• ⚡ współpraca z dostawcami mediów: energia elektryczna, gaz, wywóz nieczystości
• 🧼 współpraca z firmami sprzątającymi - kontrola jakości i optymalizacja kosztów
• 📦 zamawianie i utylizacja wyposażenia powierzchni biurowych
• 📘 tworzenie i wdrażanie procedur administracyjnych
• 🔐 RODO i ochrona danych osobowych
• 📑 współpraca z Inspektorem Ochrony Danych
• 📂 ewidencjonowanie dokumentacji RODO
• 📊 przygotowywanie raportów i zestawień
• 📚 koordynacja organizacji szkoleń oraz przygotowanie materiałów we współpracy z osobami merytorycznymi
• 📅 bieżąca aktualizacja dokumentacji i dbałość o terminowość obowiązków zgodnie z ustalonym kalendarzem
• 📁 Obieg dokumentów i system DMS
• 💻 wprowadzanie i opisywanie faktur kosztowych do systemu
• ⚖️ Wsparcie dla Działu Prawnego
• 📎 weryfikacja formalna umów: kompletność, załączniki, dane stron, podpisy
• 📌 rejestrowanie i ewidencjonowanie umów w repozytorium prawnym
• 📆 kontrola terminów wypowiedzeń, prolongat, aneksów
• 🧾 wsparcie w przygotowaniu pełnomocnictw, uchwał, zestawień dokumentacyjnych
• 📬 pośredniczenie w przepływie dokumentów między Zarządem a kancelarią i partnerami zewnętrznymi
• 🗂 porządkowanie dokumentacji korporacyjnej - zgodnie z wytycznymi Działu Prawnego

Nasze wymagania

• To stanowisko wymaga nie tylko organizacji, ale i operacyjnej odpowiedzialności. Szukamy osoby z inicjatywą, skrupulatnością i wewnętrzną potrzebą porządku.
• ✅ minimum 2 lat doświadczenia na stanowisku administracyjnym, asystenckim lub pokrewnym
• ✅ doświadczenie we współpracy z Zarządem lub kancelarią/biurem prawnym
• ✅ znajomość pakietu MS Office (Word, Outlook, Excel) oraz łatwość pracy w systemach wewnętrznych
• ✅ umiejętność tworzenia i porządkowania dokumentacji
• ✅ umiejętność pracy w dynamicznym środowisku - przy wielu wątkach i pod presją terminów
• ✅ bardzo dobra organizacja pracy własnej - w chaosie widzisz strukturę
• ✅ umiejętność współpracy z osobami na różnych szczeblach - i z różnym temperamentem
• ✅ dbałość o poufność, komunikację i detale
• ✅ samodzielność, dzięki której wiesz, kiedy zapytać :)
• Mile widziane
• ✔ znajomość podstaw prawa administracyjnego, handlowego lub ochrony danych
• ✔ doświadczenie w ewidencji i obiegu dokumentów prawnych
• ✔ znajomość systemów DMS, CRM, ERP
• ✔ wykształcenie wyższe (administracja, zarządzanie, prawo - będzie dużym atutem)
• ✔ komunikatywna znajomość języka angielskiego (wystarczająca do obsługi korespondencji i spotkań online)
• To praca dla Ciebie, jeżeli:
• 🔝 potrafisz spiąć w całość kilkanaście wątków naraz - i żadnego nie zgubić
• 🔝 organizacja to Twój naturalny język, a praca z harmonogramami daje Ci satysfakcję
• 🔝 masz wewnętrzne ’radar i kalendarz’ - widzisz terminy, zanim przyjdą przypomnienia
• 🔝 jesteś osobą precyzyjną, ale nie sztywną - potrafisz dostosować się do rytmu dnia Zarządu
• 🔝 nie boisz się dokumentów prawnych - wręcz przeciwnie, lubisz porządkować i kontrolować ich przepływ
• 🔝 jesteś komunikatywny/a - i potrafisz zadbać o to, by każdy wiedział, co ma robić
• NADAL SIĘ ZASTANAWIASZ CZY TO O TOBIE?
• 🧩 Twoja potrzeba porządku, instynktownie organizuje i porządkuje dynamikę zadań i otoczenia
• 📌 jesteś uważnym słuchaczem, czytasz między wierszami i lubisz ’ogarniać’ z wyprzedzeniem
• 🤝 lojalne wsparciem jest Twoją naturą a dyskrecja i profesjonalizm wewnętrznym azymutem
• 🔝 potrafisz skutecznie organizować życie kilku osób, nawet jeśli każda z nich działa w innym rytmie
• 🎯 masz dobrą pamięć do terminów, faktów i nazwisk - a jednocześnie wszystko notujesz
• 🔎 Szukasz roli, która łączy: administrację, prawo, organizację, komunikację i decyzyjność
• Jeśli ta rola brzmi znajomo - jakby została napisana z myślą o Tobie - nie możemy się doczekać, aż Cię poznamy.

To oferujemy

• OGÓLNE 🏢
• 🎁 stabilne zatrudnienie w firmie o ugruntowanej pozycji rynkowej (ponad 34 lata)
• 🎁 zatrudnienie w najbardziej przyszłościowej branży nowoczesnych technologii
• 🎁 pracę z Największymi dla Największych (czołówka sieci handlowych w Polsce)
• 🎁 udział w projektach z branży nowoczesnych technologii
• 🎁 start-up'ową kulturę organizacyjną
• 🎁 intensywną, ambitną pracę pełną wyzwań i pozbawioną monotonii
• 🎁 dużą decyzyjność i wdrażanie kreowanych przez siebie strategii
• 🎁 wysoce samodzielne stanowisko oraz sprawczość
• 🎁 silny wpływ na wizję i kierunki rozwoju
• 🎁 nowoczesne biuro, darmowy parking i casual friday :)
• DLA CIEBIE 👔
• 🎁 elastyczne formy zatrudnienia (UoP, B2B)
• 🎁 możliwość pracy hybrydowej 4:1 (4 dni stacjonarnie, 1 dzień zdalnie w tygodniu)
• 🎁 konkurencyjne wynagrodzenie i system premiowy
• 🎁 onboarding szyty na miarę Twoich potrzeb
• 🎁 1/2 dnia wolnego na Twoje urodziny
• 🎁 ubezpieczenie grupowe (100% sfinansowane przez pracodawcę)
• 🎁 indywidualnie dobierane szkolenia
• DLA TWOJEJ RODZINY 👨‍👩‍👧
• 🎁 prywatną opiekę medyczną, która obejmuje również partnera/partnerkę oraz dzieci (100% sfinansowaną przez pracodawcę)
• 🎁 opcję karty Multisport
• 🎁 inicjatywy personalne (Dzień Dziecka, Dzień Kobiet, Dzień Chłopaka, Gwiazdka i wiele innych) oraz nieustannie rozszerzane pakiety benefitów