Twój zakres obowiązków

• Przygotowywanie i wysyłka dokumentów w formie elektronicznej, za pomocą tradycyjnej poczty i poczty kurierskiej
• Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Wprowadzenie dokumentów do odpowiednich rejestrów
• Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów, w tym dokumentów strategicznych dla firmy
• Archiwizacja dokumentów
• Obsługa połączeń telefonicznych
• Obsługa maila firmowego
• Tłumaczenie pism
• Wypisywanie delegacji służbowych
• Rezerwacja hoteli dla pracowników wyjeżdżających na delegacje służbowe
• Rezerwacja mieszkań dla pracowników czasowo wykonywujących zadania służbowe w Gliwicach
• Zakup biletów lotniczych, kolejowych, promowych dla wszystkich pracowników spółki oraz przesyłanie pracownikom informacji dotyczących przelotów, odpraw lotniskowych i innych wytycznych, które są ważne w czasie podróży
• Podstawowa obsługa kasowa (przyjmowanie wpłat gotówkowych, wydawanie zaliczek, prowadzenie raportu kasowego w PLN i w EURO)
• Przygotowywanie sali konferencyjnej oraz organizowanie cateringu na spotkania organizowane w firmie
• Sporządzanie protokołów ze spotkań
• Dbałość o zachowanie poufności informacji
• Zaopatrzenie biura w artykuły biurowe i środki czystości
• Współpraca z innymi działami w Spółce

Nasze wymagania

• Wykształcenie średnie lub wyższe o profilu administracyjnym
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• Umiejętność obsługi komputera - pakiet MS Office
• Dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (min. B2) - wymagana
• Mile widziana znajomość języka niemieckiego
• Mile widziane doświadczenie na stanowisku asystenta(ki)
• Mile widziane prawo jazdy kat. B
• Dyspozycyjność oraz umiejętność pracy pod presją czasu
• Sumienność, rzetelność, zaangażowanie, dokładność w wykonywaniu obowiązków

To oferujemy

• Pracę w firmie o ugruntowanej pozycji na rynku, część grupy z siedzibą w Szwajcarii,

• Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,

• Pracę w doświadczonym i dynamicznym zespole przy ciekawych projektach na terenie państw UE i poza UE,

• Możliwość rozwoju i zdobywania doświadczenia,

• Stałe godziny pracy,

• Niezbędne narzędzia pracy,

• Przyjazną atmosferę w pracy,

• Ubezpieczenie grupowe.