Twój zakres obowiązków

• Przygotowanie oraz realizacja programów realizowanych przez Biuro Programów dla Studentów, w szczególności:
• opracowywanie dokumentów i formularzy niezbędnych do realizacji Programów oraz procedur i zasad obowiązujących w Programach (m.in. regulamin, ogłoszenie o naborze, pisma przewodnie, decyzje, umowy, raporty);
• przygotowywanie propozycji nowych rozwiązań i działań naprawczych/zaradczych w zakresie Programów;
• przygotowanie oraz testowanie formularzy w systemie teleinformatycznym, niezbędnych do uruchomienia i prowadzenia naboru oraz bieżącej obsługi Programów;
• praca z informatycznymi systemami obsługi naboru, systemami finansowymi, ewidencji dokumentacji itp. oraz współpraca z osobami współodpowiedzialnymi za ich obsługę i funkcjonowanie;
• Realizacja pełnej procedury obsługi wniosków/wnioskodawców/stypendystów Programów, w szczególności:
• ocena formalna złożonych w Programach wniosków;
• przygotowywanie danych, analiz i raportów związanych z Programami;
• sporządzanie planów i sprawozdań z realizacji Programów;
• monitorowanie realizacji Programów, w ramach zaplanowanego harmonogramu;
• bieżący kontakt z wnioskodawcami/stypendystami/uczelniami ich goszczącymi oraz interesariuszami i partnerami Programów;
• prowadzenie spraw stypendystów Programów, w tym zgłaszanie spraw na posiedzeniach Zespołu ds. Studentów;
• współpraca z ekspertami zewnętrznymi przy ocenie merytorycznej wniosków, w tym: udział w wyborze ekspertów spośród ekspertów NAWA, przydzielanie ekspertom wniosków, zgodnie z zatwierdzoną listą i monitorowanie ocen w systemie NAWA
• kompleksowe przygotowanie informacji o wynikach naboru, w tym ogłoszenie wyników zgodnie z obowiązującą procedurą
• prowadzenie wniosków o ponowne rozpatrzenie spraw/odwołań/innych kierowanych do Agencji pism w zakresie Programów;
• przygotowywanie umów finansowych/aneksów dla stypendystów Programów i monitorowanie procesu zawierania umów finansowych/aneksów;
• weryfikacja raportów stypendystów;
• przygotowywanie i aktualizacja danych w wykazie stypendystów, weryfikacja raportów uczelni, w tym monitoring przebiegu procesu weryfikacji oraz aktualizacja statusu stypendystów w zakresie Programów;
• organizacja i obsługa spotkań informacyjnych/webinariów/inauguracji Programów;
• kontakt i współpraca z placówkami dyplomatyczno-konsularnymi w zakresie promocji oraz obsługi wnioskodawców i stypendystów Programów;
• prezentowanie Programów i działań z nim związanych w trakcie spotkań informacyjnych z interesariuszami oraz w trakcie spotkań, konferencji itp.;
• inicjowanie i prowadzenie zadań promocyjnych oraz wydawniczych związanych z realizacją Programów (koncepcja, przygotowanie opisu, itp.) we współpracy z innymi Biurami;
• nadzór nad stroną internetową NAWA w zakresie realizowanych na stanowisku działań;
• współpraca z innymi Biurami w zakresie realizowanych na stanowisku działań;
• Wsparcie Biura programów dla studentów w realizacji innych programów, zadań, działań międzyprogramowych, organizacji wydarzeń itp.;

Nasze wymagania

• dyplom ukończenia studiów pierwszego lub drugiego stopnia lub jednolitych magisterskich;
• znajomość tematyki związanej z umiędzynarodowieniem nauki, mobilnością międzynarodową i działalnością NAWA;
• biegła znajomość języka polskiego i angielskiego min.B2;
• dyspozycyjność w zakresie okazjonalnych wyjazdów służbowych;
• umiejętność planowania i organizacji pracy własnej, rzetelność i terminowość;
• samodzielność i dyscyplina w przestrzeganiu terminów i procedur, w tym procedur finansowych;
• umiejętność pracy zespołowej, skutecznej komunikacji i prowadzenia prezentacji;
• umiejętność myślenia analitycznego;
• umiejętność obsługi programów MS Office.

To oferujemy

• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę,

• Ciekawą i stabilną pracę w dynamicznie rozwijającej się organizacji z międzynarodowym zasięgiem,

• Możliwość rozwoju zawodowego i udziału w ciekawych projektach,

• Dostęp do szkoleń i podnoszenia kwalifikacji,

• Pakiet socjalny i benefity pracownicze: prywatna opieka medyczna, dofinansowanie do kart sportowych, 13-ta pensja,

• Dogodną lokalizację miejsca pracy - Metro Politechnika.