Twój zakres obowiązków

• Organizacja i administracja biura
• • Organizowanie i koordynowanie codziennej pracy biura, dbanie o sprawne funkcjonowanie procesów administracyjnych
• • Zarządzanie obiegiem dokumentów przychodzących i wychodzących
• • Obsługa korespondencji tradycyjnej i elektronicznej
• • Prowadzenie ewidencji dokumentów i archiwizacja
• • Przygotowywanie raportów i zestawień dotyczących pracy biura na potrzeby przełożonych
• Zarządzanie zaopatrzeniem i współpraca z dostawcami
• • Wywoływanie zamówień dla biura na materiały biurowe, artykuły spożywcze, środki czystości itp.
• • Negocjowanie warunków współpracy z firmami usługowymi dla potrzeb obsługi biura
• • Nadzór nad wykonywaniem umów z usługodawcami zewnętrznymi (np. firmy sprzątające, kurierzy, serwis techniczny)
• Wsparcie zespołu i działów firmy
• • Organizacja podróży służbowych, targów, spotkań i eventów firmowych
• • Pomoc w onboardingu nowych pracowników (przygotowywanie stanowiska, wprowadzenie do organizacji)
• • Obsługa benefitów pracowniczych (np. karty sportowe, pakiety medyczne)
• Koordynacja przestrzeni biurowej
• • Dbanie o reprezentacyjny wygląd biura i komfort pracy pracowników
• • Monitorowanie stanu technicznego biura i współpraca z serwisami naprawczymi
• • Nadzór nad ergonomią stanowisk, strefami relaksu, wyposażeniem biura
• Digitalizacja i usprawnienia
• • Wdrażanie i nadzór nad pracą systemów usprawniających pracę biura, np. elektronicznego obiegu dokumentów
• • Tworzenie i aktualizacja procedur biurowych oraz regulaminów wewnętrznych dot.pracy biura
• • Współpraca z działem IT w zakresie rozwiązywania problemów dot.infrastruktury technicznej
• Budowanie kultury organizacyjnej i employer branding
• • Organizowanie wydarzeń integracyjnych, świątecznych, okolicznościowych
• • Wspieranie działań budujących pozytywny wizerunek firmy (np. akcje społeczne, wolontariat pracowniczy)
• ESG i ekologia w biurze
• • Koordynowanie działań proekologicznych (ograniczanie zużycia papieru, segregacja odpadów, inicjatywy „green office”
• • Wdrażanie i monitorowanie działań zgodnych z polityką ESG w zakresie administracji biurowej
• Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
• • Przestrzeganie i egzekwowanie procedur bezpieczeństwa danych osobowych (RODO)
• • Wsparcie w zakresie BHP oraz ochrony przeciwpożarowej w biurze
• Rozszerzone obowiązki strategiczne
• • Przygotowywanie analiz i raportów dotyczących efektywności pracy biura i kosztów administracyjnych
• • Wsparcie działu HR w procesach rekrutacji od strony organizacyjnej (umawianie spotkań, kontakt z kandydatami)
• • Wsparcie pracowników biura od strony organizacyjnej umawianie oraz obsługa spotkań, wsparcie w zakresie organizacji planów pobytu gości biura ich transportu i rezerwacji noclegów
• • Wsparcie działań marketingowych, w tym udział w targach branżowych

Nasze wymagania

• Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów
• Wysoki poziom samodzielności i inicjatywy
• Znajomość pakietu MS Office (w szczególności Excel, Outlook)
• Komunikatywność i umiejętność pracy zespołowej
• Znajomość języka angielskiego mile widziana

To oferujemy

• Współtworzenie struktury organizacyjnej firmy,

• Duże możliwości rozwoju,

• Rozwój umiejętności i zdobycie dodatkowych kwalifikacji,

• Praca od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 – 16:00 lub od 9:00 - 17:00.