Twój zakres obowiązków

• Koordynowanie prac związanych ze sprawnym funkcjonowaniem biura Prezesa/ sekretariatu Agencji;
• Kompleksowa obsługa administracyjno-organizacyjna biura Prezesa Agencji;
• Koordynowanie kalendarza spotkań Prezesa Agencji oraz organizacja wizyt, spotkań i wydarzeń oficjalnych, a także przewidywanie konfliktów w harmonogramie i proaktywne ich rozwiązywanie, z zachowaniem zgodności ze strategicznymi priorytetami Agencji;
• Organizacja krajowych i zagranicznych podróży służbowych Prezesa Agencji oraz wskazanych pracowników Agencji;
• Przygotowywanie i obsługa spotkań wewnętrznych, w tym przygotowywanie agend, sporządzanie, korekta i archiwizacja notatek, protokołów, raportów i sprawozdań;
• Przygotowywanie zestawień, analiz i krótkich notatek informacyjnych na potrzeby Prezesa Agencji, w tym streszczeń dokumentów, rekomendacji i kalendarzy wydarzeń strategicznych;
• Przygotowywanie projektów korespondencji okolicznościowej i grzecznościowej, pism i innych dokumentów na potrzeby Prezesa Agencji;
• Nadzór nad prawidłowym przepływem informacji wewnątrz Agencji oraz współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Agencji w zakresie bieżącej koordynacji działań
• Zapewnienie sprawnego i terminowego obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej, z dbałością o jakość, poprawność językową, formalną i merytoryczną dokumentów, kompletność dokumentacji oraz ich właściwą archiwizację;
• Obsługa komunikacji w języku polskim i angielskim, w tym tłumaczenie i redagowanie korespondencji oficjalnej oraz materiałów roboczych;
• Dbanie o wysoką jakość językową i merytoryczną przygotowywanej dokumentacji, z uwzględnieniem zasad protokołu dyplomatycznego oraz standardów komunikacji w administracji publicznej.
• Wsparcie Prezesa w bieżących sprawach administracyjno-biurowych;
• Monitorowanie działań i zapewnianie terminowej realizacji inicjatyw koordynowanych przez kierowników jednostek organizacyjnych Agencji;
• Współpraca z pozostałymi jednostkami organizacyjnymi Agencji w celu zapewnienia właściwego przygotowania Prezesa do spotkań i wystąpień publicznych;
• Dbanie o pozytywny wizerunek Agencji w kontaktach z interesariuszami zewnętrznymi i wewnętrznymi oraz obsługa gości zewnętrznych;

Nasze wymagania

• Wykształcenie wyższe magisterskie (preferowane kierunki: administracja, zarządzanie, stosunki międzynarodowe, filologia, prawo lub pokrewne);
• Minimum 3 lata doświadczenia zawodowego w pracy administracyjno-biurowej lub organizacyjnej, w tym co najmniej 1 rok na stanowisku związanym ze wsparciem kadry zarządzającej lub obsługą organów instytucji publicznej lub międzynarodowej;
• Doświadczenie w organizacji spotkań, wydarzeń oficjalnych oraz obsłudze kalendarza osób na stanowiskach kierowniczych;
• Biegła znajomość języka polskiego w mowie i piśmie, w tym doświadczenie w redagowaniu pism oficjalnych, korespondencji okolicznościowej i materiałów informacyjnych;
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B2 (preferowane C1), umożliwiająca swobodną komunikację i redagowanie korespondencji formalnej;
• Znajomość zasad protokołu dyplomatycznego i oficjalnej etykiety instytucjonalnej;
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w szczególności przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji, obiegu informacji i archiwizacji (np. instrukcja kancelaryjna, zasady RODO);
• Wysoka kultura osobista, dyskrecja i odpowiedzialność;
• Wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne oraz zdolność do efektywnej współpracy z różnymi osobami;
• Umiejętność bardzo dobrej organizacji pracy, ustalania priorytetów oraz pracy pod presją czasu;
• Biegła obsługa pakietu MS Office (w szczególności Word, Excel, Outlook, PowerPoint) oraz sprawne poruszanie się w środowisku cyfrowym.

Mile widziane

• Doświadczenie w pracy w instytucji administracji publicznej, organizacji międzynarodowej lub podmiocie z sektora lotniczego i kosmicznego;
• Znajomość zasad reprezentowania instytucji publicznych i obsługi delegacji zagranicznych;
• Umiejętność sporządzania notatek ze spotkań, streszczeń i raportów;
• Doświadczenie we współpracy z interesariuszami krajowymi i międzynarodowymi;
• Zdolność analitycznego myślenia i przygotowywania zwięzłych materiałów informacyjnych;
• Znajomość dodatkowego języka obcego (np. francuskiego lub niemieckiego)