Twój zakres obowiązków

• wsparcie Dyrektora Pionu oraz Kierownika Biura Zarządzania Projektami w bieżącej pracy;
• wsparcie administracji systemu IT do zarządzania wszystkimi fazami cyklu życia projektów;
• utrzymanie aktualnie prowadzonych i planowanych projektów we wspólnym portfolio projektowe;
• tworzenie metod i standardów prezentacji danych dotyczących raportowania projektów w oparciu o dostępne oraz nowe narzędzia;
• sporządzanie cyklicznych raportów wewnętrznych i zewnętrznych dla portfolio Biura Zarządzania projektami oraz Pionu Zarządzania Projektami, Optymalizacji Procesów i Standaryzacji;
• bieżąca kontrola poziomu aktualności dokumentów wykonywanych przez Project Managerów, Koordynatorów Projektów;
• przygotowywanie dokumentacji na Komitet Sterujący oraz organizacja spotkań od strony technicznej;
• organizacja kalendarza Biura Zarządzania Projektami oraz kalendarza Dyrektora Pionu;
• nadzór i przygotowywanie grafików, list obecności, planowanie czasu pracy dla biura;
• wewnątrzdziałowe wdrażanie nowych pracowników do Biura Zarządzania Projektami;
• aktualizacja i nadzór wewnątrzdziałowej dokumentacji (papierowej i elektronicznej) oraz wewnętrznej bazy wiedzy i instrukcji postępowania projektowego dla pracowników Biura Zarządzania Projektami;
• administracja Service Desk działu w Jira;
• wsparcie administracyjne i organizacyjne Kierownika Biura, Dyrektora Pionu oraz pracowników Pionu w bieżącej pracy;
• administracja projektowa: spisywanie notatek ze spotkań oraz opracowywanie dokumentacji, organizacja przestrzeni elektronicznych projektów.

Nasze wymagania

• minimum rok doświadczenia na stanowisku asystenckim/administracyjnym;
• wykształcenie wyższe (mile widziane zarządzanie projektami, administracja);
• prawo jazdy kat. B;
• bardzo dobra znajomość Pakietu Microsoft Office, mile widziana znajomość programów do zarzadzania projektami (FlexiProject, MS Project) lub pakietu Atlassian (Jira, Confluence);
• znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym;
• umiejętność współpracy w zespole;
• dobra organizacja pracy;
• wysoko rozwinięte kompetencje analityczne;
• komunikatywność.