Twój zakres obowiązków

• odbiór, segregację i rozdzielanie korespondencji zgodnie z wyznaczonymi schematami wraz z codzienną obsługą korespondencji wychodzącej
• przygotowywanie prostych pism zgodnie z wytycznymi prawników oraz uzupełnianie szablonów bardziej skomplikowanych pism pod nadzorem prawników
• organizowanie i prowadzenie rozbudowanego sekretariatu [multum spraw, wiele obsługiwanych podmiotów]
• kontrolowanie terminów procesowych, w tym informowanie, a następnie przypominanie o nich odpowiednim osobom, których te terminy dotyczą
• prowadzenie kalendarza spotkań, umawianie i organizowanie spotkań oraz wyjazdów dla różnych osób z firmy
• dbanie o zaopatrzenie kancelarii w artykuły biurowe, chemiczne itp. oraz załatwianie drobnych spraw firmowych
• codzienny kontakt telefoniczny oraz mailowy z Sądami, Prokuraturami, urzędami, instytucjami, Komisariatami Policji itp. oraz klientami Kancelarii
• ewidencjonowanie, koordynowanie oraz dbanie o prawidłowy przepływ dokumentacji oraz informacji pomiędzy poszczególnymi pracownikami, jak również działami obsługiwanych podmiotów
• porządkowanie, kopiowanie, skanowanie i archiwizacja dokumentów
• przygotowywanie zestawień, raportów i analiz zgodnie z bieżącymi potrzebami współpracowników
• obsługa kilku elektronicznych skrzynek pocztowych
• ustalanie stanu spraw obsługiwanych podmiotów, wraz z zamawianiem fotokopii, kontaktem z obrońcami substytucyjnymi i wstępną obróbką akt (zmiana formatów plików itp.)
• komunikacja z kierownictwem i pracownikami obsługiwanych podmiotów i reagowanie na ich bieżące potrzeby w zakresie obsługiwanych przez nas spraw
• inne czynności biurowo-administracyjne

Nasze wymagania

• dyspozycyjność w pełnym wymiarze czasu pracy, również w nadgodzinach (płatnych i nie codziennie, tylko w razie potrzeby)
• odpowiedzialność, zaangażowanie, sumienność i odporność na stres
• wielozadaniowość
• znajomość obsługi urządzeń biurowych, edytorów tekstu oraz arkuszy kalkulacyjnych

To oferujemy

• umowę o pracę po okresie próbnym (okres próbny trwa 2 miesiące)

• stabilną pracę, pełną codziennych wyzwań

• elastyczne godziny rozpoczęcia pracy (między 7:00 a 9:00 – w zależności od preferencji)

• przyjemną atmosferę w pracy i profesjonalną pomoc prawników przy wykonywaniu zadań