Twój zakres obowiązków

• Na powyższym stanowisku będziesz pierwszym kontaktem dla naszej organizacji. Odpowiadasz za wszystkie kwestie związane z działaniem recepcji i biura. Pan Kanapka, listonosz, kurier, serwis sprzątający czy kwiatowy to Twoi główni dostawcy. Zarządzasz obiegiem dokumentów oraz organizacją podróży służbowych dla naszego biura. Twoje codzienne zadania obejmują również dbałość o zaopatrzenie oraz porządek w biurze i wsparcie zespołów w organizacji spotkań integracyjnych. Szukamy osoby odpowiedzialnej, dobrze zorganizowanej, komunikatywnej i gotowej do wspierania organizacji i zespołu w różnorodnych zadaniach.
• Do Twoich głównych zadań należeć będą:
• ➡️ Zamawianie niezbędnych artykułów dla biura (żywność, art. biurowe itp.),
• ➡️ Zarządzanie kartami dostępu i identyfikatorami,
• ➡️ Obsługa kalendarza salek konferencyjnych,
• ➡️ Przyjmowanie i dbanie o właściwy obieg korespondencji (wprowadzanie do systemu, skanowanie, przekierowanie do właściwych osób i archiwizacja),
• ➡️ Wysyłka poczty i paczek,
• ➡️ Dbanie o estetykę i porządek w recepcji i w biurze (nadzorowanie czystości, zgłaszanie usterek, koordynacja pracy serwisantów i podwykonawców),
• ➡️ Organizacja podróży służbowych (zakup biletów, rezerwacja noclegów, wsparcie w rozliczeniu delegacji),
• ➡️ Opieka nad flotą samochodową (serwis, przeglądy itp.).
• Wspieranie innych działów TIMOCOM w różnych zadaniach (także na zasadzie ad-hoc):
• ➡️ Pomoc w logistyce związanej w organizacją integracji, szkoleń i spotkań (znalezienie i rezerwacja odpowiedniego miejsca, przygotowanie salki, zadbanie o catering, wysłanie zaproszeń),
• ➡️ Komunikacja wewnętrzna,
• ➡️ Wspieranie zespołu P&C w innych zadaniach.

Nasze wymagania

• Szukamy właśnie Ciebie, jeżeli:
• ✔️ Znasz j. polski (C1) i j. angielski (B2). Będziesz się nimi posługiwać na co dzień (zarówno podczas rozmów telefonicznych/F2F, jak i komunikacji mailowej),
• ✔️ Lubisz ludzi 🙂
• ✔️ Jesteś gotowy(a) do pracy stacjonarnej (z biura),
• ✔️ Posiadasz czynne prawo jazdy kat. B (warunek konieczny),
• ✔️ Pracowałeś(aś) na podobnym stanowisku w obszarze administracji lub obsługi klienta (np. recepcja hotelu, konsjerż, obsługa kancelarii),
• ✔️ Jesteś biegły(a) w obsłudze komputera oraz znasz pakiet MS Office (Word, Excel, Outlook) i systemy do zarządzania dokumentami oraz rezerwacjami,
• ✔️ Posiadasz umiejętność efektywnego zarządzania czasem oraz przydzielonymi zadaniami, z zachowaniem wysokiej skrupulatności i dbałości o szczegóły,
• ✔️ Masz doświadczenie w organizacji podróży służbowych oraz wsparciu w logistyce wydarzeń (spotkania, integracje),
• ✔️ Jesteś gotowy(a) do podejmowania się różnorodnych zadań oraz wspierania innych działów w zależności od ich potrzeb.

To oferujemy

• 📄 Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę na czas określony (ok. 1,5-2 lata) 📄