Twój zakres obowiązków

• Nadzór nad codziennym funkcjonowaniem kancelarii ogólnej - zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą
• Organizacja i kontrola obiegu dokumentów (tradycyjnych i elektronicznych)
• Zapewnienie terminowego odbioru, rejestracji, dystrybucji i archiwizacji dokumentacji
• Współpraca z innymi działami firmy w zakresie obiegu dokumentów oraz wymiany informacji
• Wdrażanie i nadzorowanie procedur kancelaryjnych zgodnie z polityką firmy
• Koordynowanie pracy zespołu Kancelarii, planowanie grafików pracy, kontrola jakości i wykonywanych czynności, pomoc i wsparcie
• Obsługa skrzynki funkcyjnej działu, kierowanie przychodzącej korespondencji do odpowiednich departamentów w Firmie
• Współpraca z dostawcami, w szczególności z Pocztą Polską oraz firmami kurierskimi - współpraca bieżąca i operacyjna
• Realizacja zamówienia opakowań oraz materiałów eksploatacyjnych, koordynacja dostaw
• Powadzenie procesów reklamacyjnych dotyczących usług pocztowych i kurierskich, zarówno wewnątrz organizacji jak i u dostawców usług
• Nadzór nad prawidłowym przygotowywaniem dokumentacji wysyłkowej oraz zbieranie danych na potrzeby dalszego rozliczania kosztów przesyłek
• Inicjowanie i wdrażanie nowych rozwiązań usprawniających prace zespołu oraz otwartość na zmiany i innowacje
• Rozliczanie faktur za przesyłki w odpowiednich systemach finansowych firmy oraz weryfikacja poprawności kosztów
• Utrzymywanie porządku w Mailing Roomie
• Raportowanie do przełożonego o stanie realizacji zadań oraz zgłaszanie potrzeb i usprawnień

Nasze wymagania

• Minimum roczne doświadczenie na podobnym stanowisku (kancelaria, biuro podawcze, dział administracji lub logistyki dokumentów)
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (min. B1)
• Szybkość i skuteczność w działaniu
• Wielozadaniowość, odpowiedzialność i zaangażowanie
• Umiejętność pracy w zespole
• Otwartość i komunikacja
• Proaktywne podejście i nastawienie na rozwiązanie problemów oraz innowacyjność
• Chęć uczenia się i rozwoju
• Umiejętność obsługi komputera, urządzeń biurowych
• Znajomość pakietu MS Office
• Umiejętność zarządzania przepływem informacji
• Samodzielność i dobra organizacji pracy własnej, dokładność i terminowość
• Wysoka kultura osobista, optymizm, zdolności interpersonalne

Mile widziane

• Doświadczenie w pracy w środowisku korporacyjnym lub międzynarodowym
• Znajomość systemów elektronicznego obiegu dokumentów (DMS)

To oferujemy

• szeroki pakiet szkoleń – korzystaj z platform Degreed i LinkedIn Learning, szkoleń technicznych oraz certyfikowanych szkoleń Microsoft

• wsparcie Buddy’ego – Twój opiekun będzie dla Ciebie przewodnikiem po KPMG

• program mentoringowy – świadomie planuj swoją ścieżkę kariery

• pakiet kafeteryjny – wybieraj benefity, które Cię interesują m.in. kartę MultiSport, bilety do kina, teatru, vouchery i zniżki

• prywatną opiekę medyczną, dodatkowe ubezpieczenie i program wellbeing – dbaj o siebie i swoją rodzinę

• program poleceń – zyskaj dodatkowy bonus finansowy za skuteczną rekomendację znajomego do pracy

• dni wolne na wolontariat – skorzystaj z 2 dodatkowych dni wolnych i grantu na działania charytatywne

• prezenty świąteczne lub bonusy – pamiętamy o miłych gestach