Twój zakres obowiązków

• OSOBA NA TYM STANOWISKU:
• 1. Przyjmuje korespondencję kierowaną do komórki organizacyjnej (w tym również bieżąca obsługa poczty elektronicznej), rejestruje w systemie obiegu dokumentów oraz nadzoruje obieg korespondencji poza sekretariatem.
• 2. Przygotowuje pismo przeznaczone do podpisu kierującego komórką organizacyjną, w tym w szczególności sprawdza, czy pismo jest parafowane i zawiera odpowiednie załączniki, a po podpisaniu przekazuje do kancelarii/osoby, która prowadzi sprawę/osoby, która sporządziła projekt pisma i jest odpowiedzialna za daną sprawę.
• 3. Prowadzi kalendarz spotkań kierującego komórką organizacyjną, organizuje spotkania, narady i wyjazdy służbowe kierującego oraz przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne.
• 4. Prowadzi wykaz spraw szczególnie ważnych i terminowych w celu monitorowania stanu spraw oraz informowania kierującego komórką organizacyjną o postępach bądź okolicznościach mogących mieć wpływ na termin ostatecznego załatwienia sprawy.
• 5. Przygotowuje projekty standardowych pism oraz notatki i informacje.
• 6. Wykonuje inne prace pomocnicze i organizacyjne, w tym m.in. monitoruje nieobecności pracowników, prowadzi kalendarz praktyk i staży w komórce organizacyjnej.
• 7. Ewidencjonuje i przechowuje dokumenty niejawne stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów. Kieruje interesantów, zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie, do właściwych pracowników.

Nasze wymagania

• Wykształcenie: średnie.
• Doświadczenie zawodowe powyżej 1 roku w obszarze administracyjno-biurowym.
• Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ,,tajne’’ lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2
• Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej
• Znajomość zasad protokołu dyplomatycznego, w tym korespondencji dyplomatycznej
• Znajomość ustaw: o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych
• Podstawowa wiedza dot. zakresu działania komórki organizacyjnej
• Umiejętność: współpracy, komunikacji (w tym asertywności), zorientowania na osiąganie celów, orientacji na klienta
• Samodzielność i inicjatywa
• Odporność na stres
• Dyspozycyjność
• Wysoka kultura osobista
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Mile widziane

• Wykształcenie: wyższe.
• Doświadczenie zawodowe: powyżej 1 roku na stanowisku sekretarki/asystentki.
• Biegła znajomość programu Microsoft Outlook
• Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla asystentki-sekretarki)

To oferujemy

• Praca w służbie cywilnej.

• Do proponowanego wynagrodzenia zasadniczego przysługuje dodatek za wysługę lat zgodnie z art. 90 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej.