Twój zakres obowiązków

• Administracja:
• Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji firmowej (papierowej i elektronicznej) zgodnie z procedurami.
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (tradycyjnej i elektronicznej).
• Organizacja i obsługa administracyjna biura, w tym obsługa gości.
• Zamawianie materiałów biurowych, artykułów eksploatacyjnych i usług serwisowych.
• Bieżący kontakt z kontrahentami, współpracownikami, brokerem ubezpieczeniowym.
• Księgowość i finanse:
• Wystawianie faktur sprzedażowych, weryfikacja faktur zakupowych pod względem formalnym i merytorycznym.
• Wprowadzanie dokumentów księgowych do systemu ERP oraz przekazywanie ich do działu księgowości.
• Monitoring należności i wsparcie w procesie windykacji.
• Weryfikacja dokumentów kosztowych i udział w zamknięciu miesiąca (współpraca z Główną Księgową).
• Kontakt z księgowością zagranicznych spółek powiązanych.
• Inne zadania zlecone przez przełożonego.

Nasze wymagania

• Minimum 2 lata doświadczenia na stanowisku administracyjnym (mile widziane doświadczenie w księgowości).
• Dobra znajomość procesów administracyjnych, fakturowania i podstaw rachunkowości.
• Znajomość systemów ERP/księgowych (mile widziane Optima).
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.
• Samodzielność, dokładność, zaangażowanie.
• Umiejętność ustalania priorytetów.
• Komunikatywność i umiejętność pracy w zespole.
• Poczucie humoru i dystans do siebie.
• Bardzo dobra organizacja pracy (zwłaszcza w dynamicznie zmieniających się okolicznościach).

Mile widziane

• Osoby zainteresowane oprócz wysłania cv prosimy o przesłanie odpowiedzi na poniższe pytania na pracuj.pl
• Pytanie nr 1. Wyobraź sobie, że jednego dnia masz do zrobienia:
• -kilkanaście faktur kosztowych do sprawdzenia i zaksięgowania,
• -telefon do klienta, który spóźnia się z płatnością,
• -prośbę działu handlowego o pilną fakturę korygującą,
• -mail od brokera z polisą ubezpieczeniową wymagającą weryfikacji,
• -aktualizację raportu windykacja w Excelu,
• -pójście na pocztę i wysłanie korespondencji,
• -kilka nieprzeczytanych maili w skrzynce,
• Jak zaplanujesz taki dzień pracy? Wyjaśnij krótko, dlaczego tak układasz kolejność zadań.
• pytanie nr 2. Dzwoni klient i informuje, że wystawiona faktura ma błąd – wpisano niewłaściwy termin płatności. Jakie będą Twoje kolejne kroki – od momentu odebrania telefonu do zamknięcia tematu?

To oferujemy

• Umowę o pracę lub kontrakt B2B.

• Wynagrodzenie adekwatne do umiejętności.

• Stacjonarny tryb pracy (biuro: ul. Świętochłowicka 14, Bytom).

• Pracę w niezbyt nowoczesnym biurze ale w super towarzystwie :)

• Możliwość wdrażania własnych pomysłów i projektów.

• Ubezpieczenie na życie.

• Spotkania integracyjne.