1. Prowadzenie dokumentacji kontraktu

• Zakładanie, aktualizacja i archiwizacja dokumentacji kontraktu.

• Współpraca z zespołami projektowymi w zakresie gromadzenia i weryfikacji dokumentów (m.in. certyfikaty, protokoły odbioru, dokumentacja techniczna, rozliczenia).

• Zapewnienie kompletności i prawidłowego obiegu dokumentów w wersji papierowej i elektronicznej.

• Wsparcie Dyrektora Kontraktu w przygotowywaniu pism, ofert, notatek i raportów dla Klienta, podwykonawców oraz instytucji zewnętrznych.

2. Przygotowanie dokumentacji powykonawczej

• Kompletowanie i opracowywanie dokumentacji powykonawczej zgodnie z wymaganiami kontraktu, przepisów prawa oraz norm branżowych.

• Gromadzenie i weryfikacja dokumentów technicznych, protokołów odbiorów, atestów, certyfikatów jakości oraz rysunków powykonawczych.

• Koordynowanie procesu pozyskiwania dokumentów od podwykonawców, dostawców i działów wewnętrznych.

• Przekazanie kompletnej dokumentacji powykonawczej do Klienta oraz archiwizacja zgodnie z procedurami firmy.

3. Przygotowanie raportów

• Tworzenie okresowych i doraźnych raportów z postępu realizacji kontraktu

• Opracowywanie zestawień i analiz na potrzeby Dyrektora Kontraktu, Zarządu lub Klienta.

• Dystrybucja raportów zgodnie z ustalonym harmonogramem i wymaganiami kontraktowymi.

4. Wsparcie organizacyjne

• Koordynowanie obiegu informacji pomiędzy Dyrektorem Kontraktu, zespołem realizacyjnym, działami wsparcia i kontrahentami.

• Organizacja spotkań, narad i wizyt na budowie/projekcie (przygotowanie agendy, protokołowanie, dystrybucja dokumentów).

• Prowadzenie harmonogramów spotkań i śledzenie realizacji ustaleń.

5. Nadzór nad obiegiem formalnym dokumentów kontraktowych

• Sprawdzanie kompletności dokumentów wymaganych przez umowę (np. polisy, gwarancje, certyfikaty).

• Przygotowanie materiałów do rozliczeń i fakturowania we współpracy z działem finansowym.

• Ewidencjonowanie i kontrola korespondencji oraz dokumentów mających wpływ na przebieg i rozliczenie kontraktu.

6. Odpowiedzialność

• Zapewnienie rzetelności, kompletności i terminowości dokumentacji kontraktu, dokumentacji powykonawczej oraz raportów.

• Ochrona poufnych informacji związanych z kontraktem i stronami umowy.

• Przestrzeganie procedur wewnętrznych oraz wymagań wynikających z umów i przepisów prawa.

• Współpraca z zespołem w sposób wspierający realizację celów kontraktu.

Wymagania

• Bardzo dobra znajomość MS Word oraz MS Excel (tworzenie i edycja dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, zestawień, tabel, wykresów).

• Podstawowa znajomość programów graficznych w zakresie przygotowania i edycji prostych materiałów graficznych oraz rysunków.

• Umiejętność sporządzania i redagowania dokumentów formalnych.

• Dokładność, skrupulatność i dobra organizacja pracy.

• Umiejętność pracy z dużą ilością dokumentów i danych.

• Komunikatywność i umiejętność współpracy w zespole.