Stanowisko: Pracownik administracyjno-biurowy

Lokalizacja: Kraków - Opatkowice

Dział: Administracja

Podlega: Zarząd / Dyrektorowi Finansowemu

Opis stanowiska:

Osoba zatrudniona na stanowisku Pracownika administracyjno-biurowego będzie odpowiedzialna za bieżące wsparcie organizacyjne i administracyjne firmy. Do jej głównych obowiązków należeć będzie obsługa płatności, faktur, archiwizacja dokumentów, organizacja zaopatrzenia oraz wsparcie w bieżących zadaniach biurowych i logistycznych.

Zakres obowiązków:

• Obsługa płatności i faktur:

  • wprowadzanie faktur do systemu bankowego i preliminarza płatności,

  • ustawianie terminów płatności,

  • przygotowywanie paczek płatności na określone dni,

  • rozliczanie faktur kosztowych zgodnie z preliminarzem płatności.

• Organizacja usług zewnętrznych:

  • zamawianie wywozu nieczystości (np. ścieki, odpady).

• Archiwizacja dokumentów:

  • skanowanie faktur,

  • porządkowanie i katalogowanie dokumentów w formie elektronicznej i papierowej.

• Zakupy i zaopatrzenie:

  • zamawianie artykułów biurowych, spożywczych, chemicznych oraz BHP na potrzeby firmy.

• Fakturowanie:

  • wystawianie faktur proforma oraz faktur korygujących zgodnie z przyjętymi procedurami.

• Ewidencja płatności:

  • monitorowanie i przesyłanie informacji o wpłatach od klientów do działu finansowego lub sprzedaży.

• Zestawienia finansowe:

  • przygotowywanie okresowych zestawień przepływów finansowych.

• Kontrola należności:

  • aktualizowanie informacji o zaległościach płatniczych klientów i monitorowanie ich spłat.

• Nadzór nad flotą pojazdów firmowych:

  • pilnowanie terminów przeglądów technicznych, ubezpieczeń oraz aktualności dokumentacji.

• Pozyskiwanie dokumentów:

  • przypominanie kontrahentom o brakujących fakturach i innych wymaganych dokumentach.

• Prowadzenie dziennika korespondencji:

  • rejestrowanie dokumentów przychodzących i wychodzących w systemie.

• Organizacja prezentów i wydarzeń:

  • przygotowywanie upominków dla klientów (np. świątecznych),

  • organizacja rezerwacji sal konferencyjnych i restauracji na potrzeby spotkań firmowych lub szkoleń.

Wymagania:

• Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku

• Dobra organizacja pracy, skrupulatność i dokładność

• Znajomość podstaw rachunkowości i zasad rozliczania dokumentów kosztowych

• Umiejętność obsługi pakietu MS Office (w szczególności Excel, Word)

• Mile widziana znajomość systemów do zarządzania płatnościami i dokumentacją

• Komunikatywność i umiejętność pracy w zespole

• Mile widziana komunikatywna znajomość języka angielskiego

Oferujemy:

• Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę

• Pracę w przyjaznym, zgranym zespole

• Możliwość rozwoju kompetencji administracyjnych i finansowych

• Udział w ciekawych projektach wewnętrznych i usprawnieniach biurowych

• Prywatną opiekę medyczną

Zainteresowanych prosimy o przesłanie CV