Zakres obowiązków:

• nadzór merytoryczny i organizacyjny nad działem administracyjnym, wsparcie dla działu księgowości

• organizowanie i kierowanie pracą sekretariatu firmy,

• nadzorowanie i rzetelne prowadzenie zbioru i rejestru dokumentów wychodzących oraz przychodzących do firmy,

• kompleksowe wsparcie w obszarze biznesowym i w organizacji codziennej pracy Zarządu,

• przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji z zakresu prowadzonej działalności,

• organizowanie spotkań i prowadzenie terminarza Członków Zarządu, umawianie i koordynowanie spotkań według skali priorytetów,

• dbanie o skrzynkę pocztową (zarządzanie mailami oraz raportowanie np. raz dziennie o najważniejszych wiadomościach),

• zbieranie danych, ich analiza, raportowanie, tworzenie pism, prezentacji oraz podsumowań,

• weryfikację, edycję oraz formatowanie dokumentów, redagowanie pism związanych z pracą biura/zarządu,

• bieżące wspieranie Zarządu/Dyrektora w sprawach organizacyjnych i administracyjnych,

• koordynowanie współpracy Prezesa Zarządu/Dyrektora z poszczególnymi działami firmy i ich pracownikami,

• dbanie o prawidłowy przepływ informacji i obieg dokumentów pomiędzy jednostkami organizacyjnymi w firmie,

• przekazywanie właściwym jednostkom i komórkom organizacyjnym decyzji i ustaleń podjętych przez Zarząd/Dyrekcję,

• przygotowywanie odpowiednich materiałów i informacji Prezesowi Zarządu/Dyrektorowi,

• przygotowywanie i prowadzenie raportów, dokumentów, prezentacji na potrzeby Prezesa Zarządu/Dyrektora i jego gości,

• zarządzanie hierarchią informacji napływających do sekretariatu, sortowanie i syntezowanie najbardziej istotnych danych,

• udział w wewnętrznych projektach i prowadzenie własnych,

• tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i Przełożonego,

• bieżące informowanie przełożonego o stanie prowadzonych spraw,

• zapewniamy możliwość zakwaterowania,

• Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami. Osoby zainteresowane prosimy o przesyłanie aplikacji za pomocą przycisku aplikowania.

Wymagania:

• minimum 3 lata doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku ,

• status absolwenta kierunków studiów prawa, administracji, ekonomicznych, finansowych i pokrewnych,

• umiejętności pracy w szybko zmieniających się okolicznościach pod presją czasu,

• wysokiej kultury osobistej, umiejętności zachowania dyskrecji i taktu,

• znajomości savoir-vivre'u biznesowego,

• umiejętności pracy w zespole i zarządzania przepływem informacji,

• bardzo dobrej organizacji pracy oraz samodzielności w działaniu,

• komunikatywności, otwartości i umiejętności budowania relacji,

• dokładności i rzetelności, umiejętności analitycznych i dbałości o wysoką jakość,

• dobrej znajomości pakietu MS Office oraz obsługi urządzeń biurowych.

• umiejętności krytycznego myślenia i rozwiązywania złożonych problemów,

• dyspozycyjność, zaangażowanie,

• umiejętność koordynacji projektów, wielozadaniowość,

• logiczne myślenie oraz umiejętność analitycznego podejścia do problemów,

• przewidywanie,

• filtrowanie informacji oraz ich źródeł