Zakres obowiązków

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań: Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• Większość czynności wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę; czas pracy – zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej, praca w terenie, nietypowe godziny pracy (konieczność zapewnienia obsługi sekretarskiej wojewody/wicewojewodów, obsługa uroczystości państwowych i innych wydarzeń organizowanych przez wojewodę), permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji np. przedsiębiorstwa).
• Stanowisko pracy zlokalizowane na II piętrze w pokoju biurowym w budynku B (wejście od ul. Jagiellońskiej 3 nie posiada podjazdu dla osób z niepełnosprawnościami, winda, toaleta odpowiednio dostosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnościami).
• Podstawowe wyposażenie stanowiska to zestaw komputerowy, meble biurowe oraz elektryczne urządzenia biurowe.
• K-PUW zajmuje kompleks trzech budynków: gmach główny, budynek A przy ul. Jagiellońskiej 3 (siedziba K-PUW) połączony z budynkami B i C przy ul. ks. S. Konarskiego 1-3.
• W przemieszczaniu się pomiędzy budynkami Urzędu osobom z niepełnosprawnościami pomagają pracownicy Urzędu przy pomocy platformy schodowej.
• opracowuje i aktualizuje terminarz spotkań wojewody/wicewojewodów. Prowadzi rejestr zaproszeń oraz potwierdza uczestnictwo wojewody/wicewojewodów w imprezach, spotkaniach i uroczystościach w celu zapewnienia prawidłowej organizacji pracy wojewody/wicewojewodów;
• przekazuje komunikaty, wytyczne i polecenia wojewody/wicewojewodów kierującym komórkami organizacyjnymi Urzędu, kierownikom zespolonych służb, inspekcji i straży oraz pracownikom podległych jednostek. Informuje klientów Urzędu o terminach i sposobie załatwiania spraw w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji w ramach Urzędu oraz relacjach wojewody/wicewojewodów z podmiotami zewnętrznymi;
• rejestruje korespondencję wpływającą do wojewody/wicewojewodów w komputerowym systemie zarzadzania dokumentami i zadaniami pracowników e-Dok, przekazuje korespondencję zgodnie z dekretacją wojewody/wicewojewodów i monitoruje jej realizacje w celu zapewnienia prawidłowego obiegu korespondencji w Urzędzie;
• uczestniczy w obsłudze uroczystości państwowych i innych wydarzeń organizowanych przez wojewodę, w celu zapewnienia prawidłowej obsługi wojewody;
• zapewnia obsługę recepcyjną posiedzeń, narad i spotkań organizowanych przez wojewodę/ /wicewojewodów;
• kontroluje i przedkłada do podpisu wojewody/wicewojewodów projekty dokumentów (m.in. zarządzenia decyzje, postanowienia, wnioski, umowy, upoważnienia, pełnomocnictwa, pisma itp.) w celu zapewnienia terminowej realizacji spraw w Urzędzie.

Wymagania

• wykształcenie: wyższe (kopia dyplomu - w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach zamiast kopii dyplomu kandydatka/kandydat może złożyć zaświadczenie z uczelni o ukończeniu studiów wyższych, które uznawane jest za ważne, jeżeli zostało wydane w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące przed złożeniem oferty. Świadectwo ukończenia studiów podyplomowych nie jest potwierdzeniem wykształcenia wyższego);
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego w pracy administracyjno-biurowej (kopie świadectw pracy na zakończone okresy zatrudnienia i/lub kopie zaświadczeń o trwających stosunkach pracy i/lub kopia zaświadczenia o odbyciu stażu, wydane przez właściwy powiatowy urząd pracy);
• Aktualne poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne albo wyrażenie zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego na podstawie ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Znajomość przepisów: ustawy o służbie cywilnej, ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie, ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o ochronie informacji niejawnych, ustawy o dostępie do informacji publicznej, rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• Umiejętności niezbędne: umiejętność obsługi programów komputerowych, w tym pakietu MS Office, umiejętność obsługi komputera i urządzeń biurowych
• Kompetencje niezbędne: dobra organizacja pracy i nastawienie na osiąganie rezultatów, efektywna komunikacja, współdziałanie w grupie, odporność na stres, asertywność
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w prowadzeniu sekretariatu
• Znajomość języka obcego: znajomość jednego z oficjalnych języków Unii Europejskiej na poziomie B2

Oferujemy

• wsparcie na etapie wdrażania do pracy;
• stabilną i ciekawą pracę w przyjaznej atmosferze;
• możliwość rozwoju zawodowego;
• dodatek stażowy (od 5% do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy), nagrody jubileuszowe w zależności od stażu pracy;
• dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka);
• ruchomy czas pracy (możliwość rozpoczęcia pracy 7:00-8:00, we wtorki 8:00-9:00) w tym letni czas pracy;
• atrakcyjne dofinansowanie do wypoczynku pracowników i dzieci pracowników;
• pożyczki na cele mieszkaniowe;
• dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych;
• stojaki na rowery na terenie Urzędu;
• możliwość skorzystania z oferty dodatkowego ubezpieczenia grupowego pracownika i członków jego rodziny;
• możliwość skorzystania z dedykowanej pracownikom K-PUW oferty Medicover Sport;
• możliwość skorzystania z dobrowolnego uczestnictwa w programie PPK – Pracownicze Plany Kapitałowe;
• dogodny i szybki dojazd do pracy środkami komunikacji publicznej (Urząd znajduje się w centrum miasta).